1. Quy định (hay nội quy trong phạm vi 1 tổ chức) là gì?

Theo TCVN ISO 9000:2015: Quy định là “tài liệu nêu các yêu cầu”.

Vậy quy định hay nội quy là văn bản đưa ra các việc phải làm, không được làm hoặc hướng dẫn thực hiện quy định của quy phạm pháp luật, điều lệ của doanh nghiệp, quy chế doanh nghiệp. 

Một quy định có thể liên quan đến các hoạt động (ví dụ quy định về quá trình, quy định về thử nghiệm) hay sản phẩm (ví dụ quy định về sản phẩm, quy định về kết quả thực hiện và bản vẽ).

Thông qua việc nêu các yêu cầu, quy định có thể nêu bổ sung kết quả đạt được thông qua thiết kế và phát triển và do đó trong một số trường hợp có thể được sử dụng làm hồ sơ.

Ví dụ: Nội quy/quy định về an toàn vận hành xe nâng hàng, 

2. Quy trình là gì?

Theo TCVN ISO 9000:2015: Quy trình là “cách thức xác định để thực hiện một hoạt động hay quá trình”.

Nó có thể là một cách tiếp cận từng bước cần được tuân theo để đạt được kết quả cuối cùng. 

Các quy trình thể hiện nhiệm vụ công việc của nhân viên và chỉ ra phạm vi trách nhiệm của họ. Các quy trình này đảm bảo rằng các nhân viên sẽ thực hiện các nhiệm vụ cụ thể một cách triệt để và nhất quán.

Các quy trình được yêu cầu thực hiện như là sự tuân thủ bắt buộc, giúp cho doanh nghiệp ngăn ngừa lỗi. Một quá trình đơn giản có thể được mô tả bởi một quy trình. Ngược lại, đối với những quá trình phức tạp sẽ cần nhiều quy trình. Ngoài ra ISO 9001 còn yêu cầu các quy trình được lập thành văn bản để lập kế hoạch, vận hành và kiểm soát hiệu quả các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng của mỗi doanh nghiệp.

Ví dụ: Quy trình tuyển dụng, quy trình đánh giá nhà cung cấp, quy trình quản lý nhà thầu,...

3. Hướng dẫn công việc là gì?

Hướng dẫn công việc là các tài liệu mô tả cụ thể, chi tiết, rõ ràng, từng bước một phải tuân thủ theo để thực hiện chính xác bất kỳ hoạt động hay công việc/nhiệm vụ cụ thể nào. Các hướng dẫn công việc tập trung vào việc giải thích một hoạt động cụ thể sẽ được thực hiện như thế nào và việc tuân thủ theo là bắt buộc, thường sẽ được trình bày dưới dạng các bước thực hiện.

Hướng dẫn công việc bao gồm các nguyên tắc nhất định cần phải tuân theo khi hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Hướng dẫn công việc có thể bao gồm một số ràng buộc nhất định như phạm vi quy trình áp dụng, giới hạn ngân sách, nguồn lực,… Thông qua hoạt động kiểm tra và đánh giá thường xuyên, người quản lý kiểm tra xem các nhiệm vụ đã hoàn thành có phù hợp với hướng dẫn công việc đã cho trước khi tiếp tục giai đoạn tiếp theo của quá trình.

Ví dụ: hướng dẫn vận hành thiết bị, hướng dẫn kiểm tra chất lượng thành phẩm,…

Phân biệt quy định, quy trình, hướng dẫn công việc

Giống nhau:

– Đều là các yêu cầu bắt buộc;

– Giảm thiểu mức độ sai sót có thể xảy ra.

Khác nhau: